¿QUÉ PASA CON LAS EMPRESAS Y NEGOCIOS DURANTE TIEMPOS DE COVID-19?

PREGUNTAS FRECUENTES:

En este artículo te daremos respuesta a algunas de las preguntas más frecuentes que pueden surgir en empresarios por momento de crisis a causa del Covid-19.

  1. ¿PUEDO EVITAR QUE MIS EMPLEADOS ABANDONEN EL SITIO DE TRABAJO POR TEMOR A SER AFECTADOS POR EL COVID-19 EN LAS INSTALACIONES EMPRESARIALES?

En este momento varios estados y jurisdicciones locales han ordenado el cierre de la mayoría negocios, sin embargo, muchos otros no tienen esta posibilidad al ser negocios o servicios de vitalidad y tienen el deber del cumplimento, por otro lado muchas de las empresas han ordenado a sus empleados el cumplimiento de este trabajando desde casa siempre que puedan bajo las misma condiciones que como si estuvieran en la empresa, es decir exigen el cumplimiento de sus tareas y horarios con normalidad.

Un empleado puede negarse a asistir a su lugar de trabajo siempre y cuando se cumplas TODAS las siguientes condiciones según la Ley de seguridad y salud ocupacional:

  • Donde sea posible, le han pedido al empleador que elimine el peligro, y el empleador no lo hizo;
  • Realmente creen que existe un peligro inminente;
  • Una persona razonable estaría de acuerdo en que existe un peligro real de muerte o lesiones graves; y
  • Debido a la urgencia del peligro, no hay suficiente tiempo para corregirlo a través de los canales de cumplimiento regulares, como solicitar una inspección de OSHA.

La Sección 7 de la Ley Nacional de Relaciones Laborales (NLRA), que otorga a los empleados el derecho a actuar juntos para mejorar los salarios y las condiciones de trabajo, también puede entrar en juego en esta situación.

Nota: Si un empleado tiene una condición subyacente que calificaría como una discapacidad, puede tener derecho a una acomodación razonable bajo la Ley de Estadounidenses con Discapacidades y / o leyes estatales similares. La licencia pagada o no pagada puede considerarse una acomodación razonable.

  1. ¿QUÉ HACER SI UN EMPLEADO INFORMA QUE TIENE COVID-19?

Si es confirmado un caso de covid-19 en la compañía el empleador debe avisar de inmediato a sus otros empleados de la posible expansión del covid-19 en el lugar de trabajo, pero este debe mantener confidencialidad de la persona contagiada, es decir no revelar su identidad. Las personas que trabajaron estrechamente con la persona contagiada deberán someterse a cuarentena por un periodo de 14 días para evitar que la infección no se propague y hacer la debida limpieza total del lugar de trabajo.

Nota: Los empleadores deben tratar toda la información sobre la enfermedad de un empleado como un registro médico confidencial y mantenerlo separado del archivo personal del empleado.

 

  1. ¿DEBO PERMITIR QUE MIS EMPLEADOS TRABAJEN DESDE SU CASA?

En este momento, con cierres de negocios obligatorios en algunos lugares, los empleados pueden no tener la opción de trabajar desde casa, aunque generalmente los empleadores no tendrían que permitir un trabajo desde casa. Debido a que el teletrabajo puede ayudar a prevenir la propagación de la enfermedad, es algo que debe implementar siempre que sea posible o estar preparado para implementarlo si es necesario.

 

Nota: El teletrabajo puede considerarse una acomodación razonable si la condición de un trabajador califica como una discapacidad según la Ley de Estadounidenses con Discapacidades y / o leyes estatales similares.

 

  1. ¿PUEDO PROHIBIR A MIS EMPLEADOS REALIZAR VIAJES PERSONALES?

Dadas las numerosas prohibiciones de viaje establecidas debido a COVID-19, los empleadores primero deben aconsejar a los empleados que consulten los Avisos de salud del viajero de los CDC para obtener la última orientación y sobre dónde se restringe el viaje. Si se entera de que un empleado ha viajado, manténgase alerta ante fiebre, tos o dificultad para respirar y recuérdeles a los empleados que eviten el lugar de trabajo si desarrollan alguno de estos síntomas.

Tenga en cuenta también que, en general, algunos estados prohíben a los empleadores tomar medidas adversas contra un empleado por participar en una conducta legal fuera de servicio, como viajar a otro país o estado donde se permite viajar. El tiempo libre también puede estar protegido por las leyes federales, estatales y locales que dan derecho a los empleados a un permiso de trabajo protegido. Por ejemplo, un empleado que se toma un tiempo libre para cuidar a un miembro de la familia con una condición de salud grave puede estar protegido por la Ley Federal de Licencia Médica y Familiar, leyes estatales similares y / o leyes estatales y locales de licencia por enfermedad remunerada.

 

  1. SI UN EMPLEADO ENTRA EN PERIODO DE CUARENTENA Y NO PUEDE TRABAJAR O TELETRABAJAR ¿TENGO QUE PAGARLE DURANTE LA CUARENTENA?

Los empleadores deben verificar las políticas aplicables, los acuerdos de negociación colectiva y las leyes federales, estatales y locales para determinar si se requiere un pago.

Por ejemplo, la Ley de licencia por enfermedad pagada de emergencia (promulgada el 18 de marzo de 2020) requiere que los empleadores con menos de 500 empleados brinden licencia por enfermedad remunerada a todos los empleados que no pueden trabajar (o teletrabajar) por las siguientes razones:

El empleado está sujeto a una orden de aislamiento o cuarentena federal, estatal o local relacionada con COVID-19 o está cuidando a una persona que está sujeta a dicha orden.

Un proveedor de atención médica le ha aconsejado al empleado que se auto cuarentena debido a inquietudes relacionadas con COVID-19 o está cuidando a una persona a la que se le ha aconsejado auto cuarentena.

El empleado experimenta síntomas de COVID-19 y busca un diagnóstico médico.

El empleado está cuidando a su hijo debido a que su escuela o lugar de cuidado está cerrado, o su proveedor de cuidado infantil no está disponible, debido a las precauciones COVID-19.

El empleado está experimentando cualquier otra condición sustancialmente similar especificada por el Secretario de Salud y Servicios Humanos en consulta con el Secretario del Tesoro y el Secretario del Trabajo.

Los empleados a tiempo completo tienen derecho a tomar hasta 80 horas de licencia por enfermedad remunerada. Los empleados a tiempo parcial son elegibles para un número de horas igual al promedio de horas trabajadas durante un período de dos semanas.

La ley entrará en vigencia a más tardar el 2 de abril de 2020 y vencerá el 31 de diciembre de 2020. Las leyes estatales y locales de licencia pagada también pueden exigir el pago, y algunas jurisdicciones están promulgando reglas de emergencia para exigir licencia pagada en tales situaciones.

 

  1. ¿QUÉ PASA SI LAS ESCUELAS CIERRAN Y LOS EMPLEADOS NECESITAN TIEMPO LIBRE?

La Ley de expansión de licencia médica y familiar de emergencia (promulgada el 18 de marzo de 2020) modifica la Ley de licencia médica y familiar (FMLA) para exigir temporalmente a los empleadores con menos de 500 empleados que brinden hasta 12 semanas de licencia protegida para el trabajo para su hijo menor de 18 años si su escuela o lugar de cuidado ha sido cerrado, o su proveedor de cuidado infantil no está disponible, debido a una emergencia de salud pública. Para ser elegible para esta licencia, un empleado debe:

Trabajar para un empleador con menos de 500 empleados.

Haber trabajado para el empleador durante al menos 30 días calendario antes de la licencia.

Los primeros 10 días de la licencia pueden ser no pagados, pero el empleado puede optar por sustituir cualquier licencia pagada acumulada durante este período. Los empleados tienen derecho a vacaciones pagadas después de los primeros 10 días a dos tercios de la tasa de pago regular del empleado, por la cantidad de horas que el empleado estaría programado para trabajar. Las vacaciones pagadas están sujetas a un límite de $ 200 por día y hasta un monto total de $ 10,000. La ley entrará en vigencia a más tardar el 2 de abril de 2020 y expirará el 31 de diciembre de 2020.

Entre las jurisdicciones estatales y locales que requieren que los empleadores otorguen licencia por enfermedad pagada, muchas cubren ausencias relacionadas con el cierre de escuelas ordenadas por funcionarios de salud. Consulte las leyes estatales y locales para obtener más detalles. Algunas jurisdicciones están promulgando reglas de emergencia que requerirían dicha licencia, por lo tanto, controle la situación de cerca.

 

  1. ¿SI MIS EMPLEADOS TRABAJAN DESDE CASA DEBO PAGAR SU ACCESO A INTERNET Y OTROS COSTOS RELACIONADOS CON LA OFICINA EN CASA?

Algunos estados exigen expresamente a los empleadores que reembolsen a los empleados los gastos comerciales razonables en los que incurran, como el acceso a Internet desde una oficina en casa. En ausencia de tal requisito, el reembolso de gastos puede ser necesario para satisfacer el salario mínimo de la FLSA y los requisitos de horas extras para los empleados no exentos. En la mayoría de los casos, según la FLSA, se debe reembolsar cualquier gasto relacionado con el trabajo en el que incurra un empleado que reduzca su salario al salario mínimo (o se reduzca el pago de horas extra).

Independientemente de sus requisitos, es una buena práctica reembolsar a todos los empleados los gastos comerciales razonables. Cuando el gasto se pueda usar para el trabajo y el uso personal (como tener una conexión a Internet), considere un sistema para ayudar a los empleados a monitorear y registrar cuánto del costo está relacionado con la realización de actividades comerciales, y reembolsar a los empleados al menos esa cantidad.

Asegúrese de contar también con políticas y controles para garantizar que los empleados usen una conexión segura a Internet, protejan los datos de la empresa y los clientes y cumplan con las leyes de privacidad cuando trabajen de forma remota.

 

  1. MI NEGOCIO SE VE GRAVEMENTE AFECTADO POR EL COVID-19 ¿HAY ALGUNA AYUDA DISPONIBLE?

R: El gobierno federal, muchos estados y algunas jurisdicciones locales están considerando legislación y programas que brindarían asistencia a las empresas afectadas. Por ejemplo, la Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU. Ofrece préstamos federales por desastre a bajo interés para estados y territorios para capital de trabajo a pequeñas empresas que sufren daños económicos sustanciales como resultado del COVID-19. Para obtener información adicional, comuníquese con el centro de atención al cliente de asistencia por desastre de la SBA al 1-800-659-2955 (TTY: 1-800-877-8339) o envíe un correo electrónico a disastercustomerservice@sba.gov

 

  1. MI NEGOCIO ESTÁ DISMINUYENDO DEBIDO AL COVID-19 Y YA NO TENGO SUFICIENTE TRABAJO PARA MIS EMPLEADOS ¿QUÉ ALTERNATIVAS TENGO PARA LOS DESPIDOS?

Muchos estados han adoptado programas de trabajo compartido para proporcionar a los empleadores una alternativa a los despidos. Bajo estos programas, el empleador reduce temporalmente las horas de un grupo de empleados, y los empleados afectados cobran beneficios parciales de desempleo. Otra opción es ofrecer tiempo libre no remunerado a los empleados en forma de licencia.

 

  1. SI EL ESTADO ORDENO EL CIERRE DE MI NEGOCIO ¿MIS EMPLEADOS TENDRÁN BENEFICIOS DE DESEMPLEO?

Dependiendo del estado, la duración del cierre y el historial laboral del empleado, los empleados que no pueden venir a trabajar porque su empleador cesa temporalmente las operaciones debido a COVID-19 pueden ser elegibles para beneficios de desempleo. Varios estados han emitido orientaciones sobre este tema. Verifique su ley estatal, comuníquese con los empleados con respecto a su elegibilidad para beneficios de desempleo y proporcione cualquier aviso e información requeridos en consecuencia.

 

  1. SI UN EMPLEADO RECIBE LICENCIA POR ENFERMEDAD PAGADA O LICENCIA FAMILIAR PAGADA DURANTE EL CIERRE DE UNA EMPRESA ¿TENDRÁ DERECHO A BENEFICIOS DE DESEMPLEO?

Si bien los estados determinan la elegibilidad para el seguro de desempleo, en general, un empleado que recibe licencia por enfermedad pagada o licencia familiar remunerada recibiría una remuneración y, por lo tanto, no sería elegible para beneficios de desempleo mientras se le paga.

  1. ¿QUÉ SUCEDE SI NECESITO REDUCIR TEMPORALMENTE LAS HORAS DE MIS EMPLEADOS COMO RESULTADO DE COVID-19? ¿SON ESTOS EMPLEADOS ELEGIBLES PARA BENEFICIOS DE DESEMPLEO?

Generalmente, si hay una reducción en las horas de trabajo disponibles para los empleados, los empleados pueden ser elegibles para beneficios de desempleo parcial.

 

  1. ¿QUÉ EMPLEADORES DEBEN PROPORCIONAR LICENCIA POR ENFERMEDAD PAGADA DE EMERGENCIA EN VIRTUD DE LA LEY DE RESPUESTA AL CORONAVIRUS DE FAMILIES FIRST?

Generalmente, los empleadores con menos de 500 empleados deben proporcionar licencia por enfermedad remunerada para fines relacionados con COVID-19. Según la ley, un empleador de un proveedor de atención médica o un personal de respuesta de emergencia puede optar por excluir al empleado de la aplicación del requisito de licencia por enfermedad remunerada.

El Departamento de Trabajo también tiene la autoridad de emitir regulaciones que eximen a los empleadores con menos de 50 empleados del requisito de licencia por enfermedad, si ese requisito pondría en peligro la viabilidad del negocio.

  1. ¿CUÁNTA LICENCIA POR ENFERMEDAD PAGA DE EMERGENCIA DEBE PROPORCIONARSE?

Los empleados a tiempo completo deben contar con 80 horas de licencia por enfermedad remunerada. Los empleados a tiempo parcial tienen derecho a licencia por enfermedad remunerada por la cantidad promedio de horas que trabajan durante un período de dos semanas.

 

  1. ¿QUÉ AUSENCIAS ESTÁN CUBIERTAS POR EL REQUISITO DE LICENCIA POR ENFERMEDAD PAGADA DE EMERGENCIA?

Los empleados tienen derecho a utilizar la licencia por enfermedad pagada de emergencia cuando no pueden trabajar (o trabajar a distancia) por las siguientes razones:

El empleado está sujeto a una orden de aislamiento o cuarentena federal, estatal o local relacionada con COVID-19 o está cuidando a una persona que está sujeta a dicha orden.

Un proveedor de atención médica le ha aconsejado al empleado que se auto cuarentena debido a inquietudes relacionadas con COVID-19 o está cuidando a una persona a la que se le ha aconsejado auto cuarentena.

El empleado experimenta síntomas de COVID-19 y busca un diagnóstico médico.

El empleado está cuidando a su hijo debido a que su escuela o lugar de cuidado está cerrado, o su proveedor de cuidado infantil no está disponible, debido a las precauciones COVID-19.

El empleado está experimentando cualquier otra condición sustancialmente similar especificada por el Secretario de Salud y Servicios Humanos en consulta con el Secretario del Tesoro y el Secretario del Trabajo.

 

  1. ¿PUEDO EXIGIR A LOS EMPLEADOS QUE BUSQUEN UN REEMPLAZO ANTES DE USAR LA LICENCIA POR ENFERMEDAD PAGADA DE EMERGENCIA?

No. Los empleadores tienen prohibido exigir a los trabajadores que encuentren un reemplazo para cubrir sus horas durante su tiempo libre.

 

  1. ¿CUÁNTO DEBO PAGAR A LOS EMPLEADOS DURANTE LA BAJA POR ENFERMEDAD PAGADA DE EMERGENCIA?

El empleador generalmente debe pagar a los empleados su tasa de pago regular (según lo define la Ley de Normas Laborales Justas) o el salario mínimo aplicable, el que sea más alto, hasta un máximo de $ 511 por día (y un total de $ 5,110). Sin embargo, el permiso para cuidar a un individuo en cuarentena / aislamiento / cuarentena o para cuidar a un niño cuya escuela o guardería está cerrada o el proveedor de cuidado infantil no está disponible puede ser compensado a 2/3 de la tarifa de pago regular del empleado, hasta un máximo de $ 200 por día (y un total de $ 2,000).

 

  1. ¿CUÁLES SON LOS CRÉDITOS FISCALES PARA LOS EMPLEADORES QUE BRINDAN LICENCIA POR ENFERMEDAD PAGADA DE EMERGENCIA Y PHEL?

Según la ley, a todos los empleadores con menos de 500 empleados se les permite un crédito contra la obligación tributaria del Seguro Social del empleador equivalente al 100 por ciento de los salarios de licencia por enfermedad calificados pagados por el empleador. El crédito aumenta con los gastos de salud específicos (como las primas de los planes de salud pagados por el empleador) que están excluidos de los ingresos de los empleados.

El crédito fiscal efectivamente reduce la cantidad de impuestos federales sobre el empleo que deben depositarse con el IRS, generalmente dentro de unos días de la fecha de nómina. Esto tiene la intención de proporcionar los fondos necesarios para pagar los beneficios de licencia por enfermedad y familia bajo la ley. Sin embargo, en algunos casos, como el cierre completo de un negocio, el Departamento del Tesoro y el IRS procesarán los reclamos por pagos anticipados del crédito fiscal.

Debido a que el crédito es totalmente reembolsable, los empleadores recibirán un reembolso del monto pagado, sujeto a los límites, incluso si su obligación tributaria es menor que el monto pagado en la licencia requerida. La licencia por enfermedad pagada de emergencia y los salarios PHEL pagados también están exentos de los impuestos del Seguro Social que de otro modo se impondrían al empleador.

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